Eczanede ay sonu elektronik fatura dosya teslimi nasıl hazırlanır?

Kısa yanıt: Eczanenin alış ve satış belgeleri için dönem kapsamını belirleyin, e-Fatura ve e-Arşiv listelerini ayrı izleyin, gelen dosyaları belge referanslarıyla karşılaştırın. Listeyi göndermek, elektronik dosyaların alınması ve açık farkların kapanmasıyla aynı işlem değildir.

1. Teslim kapsamını eczane ve mali müşavir birlikte tanımlasın

İlk satıra eczanenin kurum içi referansını, seçilen dönemi ve listenin alış mı satış mı olduğunu yazın. Bir uygulamadaki görüntü filtresini bütün ayın kesin belge kapsamı sanmayın. Birden fazla belge kaynağı kullanılıyorsa hangi listede hangi kaynağın bulunduğunu belirtin. Bu rehber belirli bir eczane yazılımıyla otomatik entegrasyon özelliği vaat etmez.

2. E-Fatura ile e-Arşiv kalemlerini ayrı eşleyin

GİB’in bilgilendirmeleri iki belge uygulamasını ayrı açıklar. Büro tesliminde de hangi tür belgenin hangi kaynaktan alındığı görünür olmalıdır. Belgenin türünü dosya simgesinden tahmin etmeyin. Kullanılan hizmetin sunduğu elektronik belge ve kayıtları, yalnız inceleme çıktısından ayrı değerlendirin; bir Excel özetini belgenin kendisi gibi kaydetmeyin.

3. Teslim listesinde açık farkları gizlemeyin

1. Beklenen belge referansı ile gelen dosyayı eşleştirin. Aynı dosyanın iki kez gelmesiyle iki ayrı belgeyi birbirine karıştırmayın.
2. İndirilemeyen, okunamayan veya kaynağı belirsiz kalemi ayrı takip edin. Yalnız dosya sayısından eksiksiz teslim sonucu çıkarmayın.
3. İptal/iade hakkında bilgi varsa talep ile sonuç bilgisini ayrı kaydedin. Bu rehber bütün belge türleri için tek iptal yöntemi veya sabit süre belirlemez.
4. Eksik kalemin kimden istendiğini ve sonraki kontrolü kimin yapacağını yazın. Kaynak dosyanın içeriğini yardımcı listeye uydurmak için değiştirmeyin.

4. Kopyalanabilir teslim başlığı

EczaReferansi;Donem;AlisSatis;BelgeTuru;BelgeReferansi;DosyaReferansi;KontrolDurumu;AcikSoru;Sorumlu

Bu, eczane ile müşavir arasındaki yardımcı iş listesidir; yasal defter, belge aslı veya portal özelliği değildir. Teknik sorunun anlatımı için gerekmeyen hasta ve kişisel bilgileri paylaşım listesine taşımayın. Dosya teslimini kurumun yetkili alıcısı ve uygun paylaşım kanalıyla yürütün.

5. Gönderim ve kabul teyidini ayrı kapatın

Örnek durum: “Alış listesi gönderildi; bir dosyanın kaynak talebi açık; müşavir teslim listesini aldı.” Bu not bütün ayın tamamlandığını iddia etmez. Ek dosya gelince önceki kaydı silmeden aynı teslim referansına bağlayın. Her iki taraf da hangi sorunun kapandığını görebilsin.

Sık sorulanlar

Excel listesini göndermek bütün faturaların teslimi demek mi?

Hayır. Liste kapsamı, gerçek elektronik belge dosyaları ve açık farklar ayrı kontrol edilir.

Bu kontrol SGK veya reçete işlemlerini de tamamlar mı?

Hayır. Bu yazı elektronik fatura tesliminin büro içi hazırlığına odaklanır; başka bir sistemin işlemini veya sonucunu üstlenmez.

Araştırma: 29 Ekim 2026. GİB e-Fatura bilgilendirmesi ve e-Arşiv bilgilendirmesi. Liste ve kontrol adımları özgün büro iş akışı önerisidir; yeni mevzuat süresi veya ürün uyumluluğu iddiası içermez.

Eczanede ay sonu e-belge tesliminden önce son kontrol nasıl yapılır?